私は仕事で社内規程を作成したり、チェックをしたりすることが多いのですが、
チェックをしていると、残念な規程(案)が上がってくることがあります。
残念な規程(案)のうち、ありがちなのが、
用語の「定義」が書いていない
というものです。
または、
定義が書いてあっても、その意味があいまいなものです。
別に定義なんて書かなくても、いーんじゃないの？
と思うしかもしれません。
ですが、
定義が書いていないと、色々と不都合なことが出てくる可能が高いのです。
なぜでしょうか？
ちょっと、考えてみてください。
規程は社内の決まりを文章化したものですよね？
用語の意味があいまいだと、決まりごとの意味をなさないと思いませんか？
もちろん、政策的に、あえて含みを持たせる表現をすることもあります。
そういった場合ではなく、単純に意味があいまいな用語を使うのはタブーです。
これは、
会話の場面に置き換えるとよくわかりますよ。
会話が噛み合わない原因の１つとして、
会話の当事者によって、
“ある言葉を違う意味でとらえていること”がよくあります。
これって、
その言葉の定義をはっきりさせていないということです。
両者がある言葉を違う意味で捉えたまま会話を続けた場合、話が噛み合わないですよ。
一方が相手とのズレに気が付いて、相手の意図する意味を推し量って会話を続けるか、
一旦、その言葉についての意味合いを確認して意識合わせをしない限り、
なんか、ズレてんなーということになります。
それでも、日常会話では、不都合はないかもしれません。
ですが、
これは、会議の議論などでもよく起こりがちなことではありませんか？
話を規程に戻しますね。
規程において、定義をはっきりさせないということは、
読んでいる人によって、違う意味で捉えられてしまう可能性が高いということです。
これでは、決まりの意味をなしませんよね。
ですから、
規程には定義を書いておくことが必要なのです。
意外と忘れがちなので、気を付けてください。
